Werkrooster maken in Excel: planning voor personeel (2026)
Kort antwoord: Een werkrooster maak je in Excel door een tabel te maken met medewerkers in rijen en dagen/tijden in kolommen. Gebruik dropdownlijsten voor diensten, voorwaardelijke opmaak voor visueel overzicht, en formules om uren automatisch te berekenen.
In het kort
- Maak een overzichtelijke structuur met medewerkers in rijen en datums in kolommen
- Gebruik dropdownlijsten voor consistente dienstinvoer (O/M/A/V)
- Pas voorwaardelijke opmaak toe voor kleurcodering per diensttype
- Bereken automatisch uren per medewerker met SOM.ALS of AANTAL.ALS
- Maak templates voor week- en maandroosters herbruikbaar
- Koppel aan urenregistratie voor complete administratie
Wat is een werkrooster in Excel?
Een werkrooster (ook wel personeelsplanning of dienstrooster genoemd) is een overzicht dat laat zien welke medewerkers wanneer werken. In Excel kun je dit eenvoudig opzetten als een tabel waarin je:
- Medewerkers in de rijen plaatst
- Dagen of datums in de kolommen zet
- Diensten of uren in de cellen invoert
Het voordeel van Excel boven papieren roosters is dat je automatisch kunt berekenen hoeveel uren iemand werkt, visueel onderscheid kunt maken tussen diensten, en het rooster eenvoudig kunt aanpassen of kopieren naar volgende weken.
Wanneer gebruik je een Excel werkrooster?
Een Excel werkrooster is ideaal voor:
| Situatie | Voordeel Excel |
|---|---|
| Klein team (5-20 personen) | Eenvoudig te beheren zonder dure software |
| Wisselende diensten | Flexibel aanpasbaar per week |
| Uren bijhouden | Automatische berekeningen |
| Visueel overzicht nodig | Kleuren per dienst |
| Budget beperkt | Geen maandelijkse licentiekosten |
| Snel starten | Direct aan de slag, geen implementatie |
Voor grotere organisaties (50+ medewerkers) of complexe cao-regels kan speciale roosteringsoftware handiger zijn, maar voor de meeste mkb-bedrijven volstaat Excel prima.
Werkrooster maken: stap voor stap
Voorbereiding: bepaal je roosteropzet
Voordat je begint, bepaal je:
- Roosterperiode: week of maand?
- Diensttypen: ochtend, middag, avond, nacht, vrij?
- Uren per dienst: hoeveel uur telt elke dienst?
- Medewerkers: wie moeten in het rooster?
- Vaste rustdagen: werkt niemand op zondag?
Tip: Begin met een weekrooster. Dit is overzichtelijker en makkelijker te onderhouden dan een maandrooster.
Stap 1: Basisstructuur aanmaken
Windows en Mac:
- Open een nieuw Excel-werkblad
- Maak de volgende structuur:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Werkrooster Week 4 – 2026 | ||||||||
| 2 | |||||||||
| 3 | Medewerker | Ma 20/1 | Di 21/1 | Wo 22/1 | Do 23/1 | Vr 24/1 | Za 25/1 | Zo 26/1 | Totaal |
| 4 | Jan Bakker | O | O | M | M | V | V | – | |
| 5 | Lisa de Vries | M | M | A | A | O | – | – | |
| 6 | Peter Jansen | A | A | O | O | M | M | – |
Dienstcodes die je kunt gebruiken:
– O = Ochtenddienst (bijv. 06:00-14:00)
– M = Middagdienst (bijv. 14:00-22:00)
– A = Avonddienst (bijv. 22:00-06:00)
– V = Vrij (geplande vrije dag)
– – = Niet ingeroosterd
– Z = Ziek
– VL = Vakantie/verlof
Stap 2: Datums automatisch genereren
In plaats van datums handmatig in te voeren, laat je Excel ze berekenen:
Windows:
1. Typ in cel B2 de startdatum: 20-1-2026
2. Typ in cel C2 de formule: =B2+1
3. Kopieer deze formule naar rechts tot en met H2
Mac:
1. Gebruik dezelfde formule: =B2+1
2. Sleep de vulgreep (kleine vierkantje rechtsonder) naar rechts
Tip voor weekdagen: Wil je automatisch de dagnaam tonen? Gebruik dan:
=TEKST(B2;"ddd d/m")
Dit toont bijvoorbeeld “ma 20/1”.
Stap 3: Dropdownlijsten voor diensten maken
Dropdownlijsten voorkomen typefouten en maken invoer sneller.
Windows:
1. Maak ergens een lijstje met je dienstcodes (bijv. in kolom K):
– K1: O
– K2: M
– K3: A
– K4: V
– K5: –
– K6: Z
– K7: VL
2. Selecteer het bereik waar diensten komen (bijv. B4:H10)
3. Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie
4. Kies bij Toestaan: Lijst
5. Bij Bron typ je: =$K$1:$K$7
6. Klik OK
Mac:
1. Volg dezelfde stappen via Gegevens > Valideren
2. De opties zijn identiek
Nu kun je in elke cel een dienst kiezen uit een dropdown.
Pro-tip: Geef de lijst met dienstcodes een naam (bijv. “Diensten”) via Formules > Namen beheren. Dan kun je bij Bron simpelweg =Diensten typen.
Stap 4: Voorwaardelijke opmaak voor kleuren
Kleuren maken je rooster in een oogopslag leesbaar. Elke dienst krijgt een eigen kleur.
Windows:
1. Selecteer het bereik met diensten (B4:H10)
2. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel
3. Kies Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt
4. Voor ochtenddiensten (geel): typ de formule =B4="O"
5. Klik op Opmaak > kies een gele achtergrondkleur
6. Klik OK
Herhaal dit voor elke dienst met een andere kleur:
– O (ochtend): lichtgeel
– M (middag): lichtblauw
– A (avond): lichtpaars
– V (vrij): lichtgroen
– Z (ziek): lichtrood
– VL (verlof): lichtoranje
Mac:
De stappen zijn identiek. Gebruik dezelfde formules.
Lees meer over voorwaardelijke opmaak in onze complete handleiding voorwaardelijke opmaak met formules.
Stap 5: Uren per medewerker berekenen
Nu het rooster staat, wil je automatisch de totale uren berekenen.
Methode 1: Met AANTAL.ALS (Engels: COUNTIF)
Als elke dienst even lang is (bijv. 8 uur), tel je het aantal diensten:
=AANTAL.ALS(B4:H4;"O")*8 + AANTAL.ALS(B4:H4;"M")*8 + AANTAL.ALS(B4:H4;"A")*8
Dit telt alle O, M en A diensten en vermenigvuldigt met 8 uur.
Methode 2: Met een hulptabel voor verschillende dienstlengtes
Maak een tabel met uren per diensttype:
| Dienst | Uren |
|---|---|
| O | 8 |
| M | 8 |
| A | 10 |
| V | 0 |
| – | 0 |
Gebruik dan SOMPRODUCT:
=SOMPRODUCT(AANTAL.ALS(B4:H4;$K$1:$K$5);$L$1:$L$5)
Dit telt elke dienst en vermenigvuldigt met de bijbehorende uren.
Wil je meer weten over urenberekeningen? Bekijk onze handleiding urenregistratie in Excel.
Stap 6: Totalen per dag berekenen
Onderaan het rooster wil je zien hoeveel mensen er per dag werken.
Voeg een rij toe onder je medewerkers:
| Medewerker | Ma | Di | Wo | Do | Vr | Za | Zo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bezetting | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 | 1 | 0 |
Formule voor bezetting (alle werkende diensten tellen):
=AANTAL.ALS(B4:B10;"O")+AANTAL.ALS(B4:B10;"M")+AANTAL.ALS(B4:B10;"A")
Of korter met AANTALLEN.ALS (Engels: COUNTIFS) en een array:
=SOM(AANTAL.ALS(B4:B10;{"O";"M";"A"}))
Weekrooster vs. maandrooster
Weekrooster
Voordelen:
– Overzichtelijk op een scherm
– Makkelijk wekelijks aanpassen
– Ideaal voor wisselende roosters
Nadelen:
– Veel kopieren bij maandplanning
– Geen langetermijnoverzicht
Opbouw: 7 kolommen voor dagen, 1 kolom voor totalen.
Maandrooster
Voordelen:
– Complete maandplanning in een overzicht
– Vakantieperiodes in een oogopslag
– Minder administratie
Nadelen:
– Breed werkblad (31+ kolommen)
– Minder ruimte voor details
Opbouw: 31 kolommen voor dagen, groepeer weekenden met afwijkende kleuren.
Tip voor maandroosters: Gebruik Beeld > Titels blokkeren om de medewerkersnamen zichtbaar te houden bij horizontaal scrollen.
Geavanceerde functies voor je werkrooster
Automatische weeknummers
Toon automatisch het weeknummer:
=WEEKNUMMER(B2;21)
De 21 zorgt voor ISO-weeknummering (week begint op maandag).
Feestdagen markeren
Maak een lijst met feestdagen en markeer deze automatisch:
- Maak een lijst in een apart werkblad:
- 1-1-2026 (Nieuwjaar)
- 27-4-2026 (Koningsdag)
- etc.
- Geef dit bereik de naam “Feestdagen”
- Pas voorwaardelijke opmaak toe met formule:
=AANTAL.ALS(Feestdagen;B$2)>0 - Geef feestdagen een rode achtergrond
Contracturen bewaken
Voeg een kolom toe met contracturen per medewerker en vergelijk met ingeroosterde uren:
| Medewerker | Contract | Ingeroosterd | Verschil |
|---|---|---|---|
| Jan Bakker | 32 | 40 | +8 |
| Lisa de Vries | 24 | 24 | 0 |
Formule voor verschil:
=C4-B4
Markeer overschrijdingen rood met voorwaardelijke opmaak.
Dienstroulatie automatiseren
Voor een roulerend rooster kun je formules gebruiken:
=KIEZEN(REST(RIJ()-4+KOLOM()-2;3)+1;"O";"M";"A")
Dit roteert automatisch door O, M, A per dag en medewerker.
Werkroostersjabloon downloaden
Je kunt zelf een sjabloon maken door:
- Een compleet weekrooster op te zetten
- Alle namen te vervangen door “Medewerker 1”, “Medewerker 2”, etc.
- Alle diensten leeg te maken
- Op te slaan als Excel-sjabloon (.xltx)
Windows: Bestand > Opslaan als > Kies “Excel-sjabloon (*.xltx)”
Mac: Bestand > Opslaan als sjabloon
Bij een nieuw rooster open je het sjabloon en worden je oorspronkelijke instellingen behouden.
Veelgemaakte fouten bij werkroosters
Fout 1: Geen dropdownlijsten gebruiken
Probleem: Je typt diensten handmatig in en krijgt inconsistente codes (O, o, ochtend, Ochtend).
Oorzaak: Zonder validatie accepteert Excel alle invoer.
Oplossing: Gebruik gegevensvalidatie met een vaste lijst. Dit voorkomt typefouten en maakt formules betrouwbaar.
Fout 2: Formules niet absoluut maken
Probleem: Bij kopieren van de urenformule naar andere medewerkers kloppen de verwijzingen niet meer.
Oorzaak: Relatieve celverwijzingen verschuiven mee.
Oplossing: Gebruik $ om verwijzingen naar de dienstenlijst vast te zetten: $K$1:$K$7 in plaats van K1:K7.
Fout 3: Geen rekening houden met deeltijders
Probleem: Deeltijdmedewerkers worden te veel of te weinig ingeroosterd.
Oorzaak: Het rooster houdt geen rekening met contracturen.
Oplossing: Voeg een kolom met contracturen toe en maak een waarschuwing met voorwaardelijke opmaak als ingeroosterde uren afwijken.
Fout 4: Rooster niet beveiligen
Probleem: Medewerkers passen per ongeluk formules of opmaak aan.
Oorzaak: Alle cellen zijn standaard bewerkbaar.
Oplossing: Ontgrendel alleen de cellen waar diensten worden ingevoerd (Celeigenschappen > Beschermd uitvinken). Beveilig daarna het werkblad via Controleren > Blad beveiligen.
Fout 5: Geen backup maken
Probleem: Het rooster raakt beschadigd of wordt per ongeluk overschreven.
Oorzaak: Werken in een enkel bestand zonder versies.
Oplossing: Sla elke week een kopie op met de weekdatum in de bestandsnaam, bijv. “Werkrooster_2026_W04.xlsx”.
FAQ: Veelgestelde vragen over werkroosters in Excel
Hoe maak ik een roulerend werkrooster?
Een roulerend rooster kun je maken door het basispatroon te definieren en dit met formules te herhalen. Gebruik de REST-functie om te bepalen welke dienst aan de beurt is: =KIEZEN(REST(KOLOM()-2;3)+1;"O";"M";"A"). Dit roteert door drie diensten. Pas het getal 3 aan voor andere rotatiecycli.
Kan ik een werkrooster delen met meerdere gebruikers?
Ja, via OneDrive of SharePoint kun je het Excel-bestand delen. Meerdere mensen kunnen tegelijk werken. Let op: bescherm formulecellen zodat alleen de dienstcellen bewerkbaar zijn. Overweeg ook om voor elke week een apart werkblad te maken om conflicten te voorkomen.
Hoe exporteer ik het rooster naar een printbare versie?
Ga naar Bestand > Afdrukken en kies onder Instellingen “Werkblad op een pagina passend maken”. Selecteer liggend (landschap) voor wekroosters. Gebruik Afdrukvoorbeeld om te controleren of alles past. Stel eventueel afdrukbereik in via Pagina-indeling > Afdrukbereik.
Hoe houd ik rekening met minimale en maximale bezetting?
Voeg onder je rooster een rij toe met de bezetting per dag. Maak dan voorwaardelijke opmaak met formules: markeer rood als bezetting < minimum of > maximum. Bijvoorbeeld: =B15<2 voor onderbezetting en =B15>5 voor overbezetting.
Kan ik het rooster koppelen aan een urenregistratie?
Ja, je kunt het rooster en de urenregistratie in hetzelfde werkboek plaatsen op verschillende werkbladen. Gebruik formules om geplande uren vanuit het rooster op te halen. Bekijk onze handleiding urenregistratie in Excel voor meer informatie.
Hoe voeg ik opmerkingen toe aan specifieke dagen?
Rechtsklik op een cel > Opmerking invoegen (of Notitie in nieuwere versies). Je kunt hier bijzonderheden noteren zoals “vergadering 10:00” of “halve dag”. De cel krijgt een klein driehoekje waardoor je weet dat er een opmerking is.
Hoe maak ik het rooster geschikt voor mobiel?
Excel-bestanden zijn op telefoons lastig leesbaar. Overweeg om het rooster te exporteren naar PDF of gebruik de Excel-app op de telefoon met het bestand in OneDrive. Houd kolommen smal en gebruik duidelijke kleurcodes zodat het rooster ook op klein scherm herkenbaar is.
Kan Excel automatisch een rooster genereren op basis van beschikbaarheid?
Handmatig niet, maar met VBA of de Solver-invoegtoepassing kun je wel optimale roosters laten berekenen. Dit vereist echter gevorderde Excel-kennis. Voor de meeste mkb-situaties is handmatige planning in een goed opgezet sjabloon voldoende.
Praktisch voorbeeld: compleet weekrooster
Hier is een voorbeeld van een werkend weekrooster dat je direct kunt namaken:
Structuur
Rij 1: Titel “Werkrooster Week 4 – Januari 2026”
Rij 2: Leeg (voor opmaak)
Rij 3: Kolomkoppen (Medewerker + dagen + Totaal uren)
Rij 4-11: Medewerkers met diensten
Rij 12: Totale bezetting per dag
Rij 13: Minimum bezetting (handmatig)
Formules
Totaal uren (kolom I):
=AANTAL.ALS(B4:H4;"O")*8+AANTAL.ALS(B4:H4;"M")*8+AANTAL.ALS(B4:H4;"A")*10
Bezetting per dag (rij 12):
=SOM(AANTAL.ALS(B4:B11;{"O";"M";"A"}))
Kleuren (voorwaardelijke opmaak)
- Regel 1:
=B4="O"> Gele achtergrond - Regel 2:
=B4="M"> Blauwe achtergrond - Regel 3:
=B4="A"> Paarse achtergrond - Regel 4:
=B4="V"> Groene achtergrond - Regel 5:
=B4="Z"> Rode achtergrond
Conclusie
Een werkrooster in Excel is een krachtige en flexibele manier om je personeelsplanning te beheren. Met dropdownlijsten zorg je voor consistente invoer, voorwaardelijke opmaak maakt het visueel helder, en formules berekenen automatisch de uren. Begin met een eenvoudig weekrooster en breid uit naar een maandoverzicht als je er vertrouwd mee bent.
De belangrijkste tips:
– Gebruik altijd dropdownlijsten voor diensten
– Pas voorwaardelijke opmaak toe voor kleuren
– Bereken uren automatisch met AANTAL.ALS
– Beveilig formulecellen tegen onbedoelde wijzigingen
– Maak regelmatig backups
Hulp nodig met je werkrooster?
Loop je vast bij het opzetten van je personeelsplanning? Of wil je een op maat gemaakt roostersjabloon met automatische berekeningen? Wij helpen je graag!
Neem contact op:
– WhatsApp: Stuur een bericht
– E-mail: w.bouwmeester@bouwmeesterconsultancy.nl
– Telefoon: +31 6 28963636
Stuur je huidige rooster mee en beschrijf kort wat je wilt verbeteren. We reageren meestal binnen 24 uur met een oplossing.
