Verlofregistratie in Excel: vakantiedagen bijhouden (2026)

Kort antwoord: Met een verlofregistratie in Excel houd je eenvoudig bij hoeveel vakantiedagen elke medewerker heeft opgenomen, hoeveel er nog over zijn en wanneer iemand afwezig is. Gebruik een tabel met kolommen voor naam, verlofdagen, opgenomen dagen en saldo, gecombineerd met datumfuncties en voorwaardelijke opmaak voor een overzichtelijke administratie.

In het kort

• Bouw een verlofoverzicht met kolommen voor naam, tegoed, opgenomen en resterend saldo
• Gebruik NETTO.WERKDAGEN om automatisch werkdagen te berekenen bij verlofperiodes
• Houd ook ziekteverzuim en bijzonder verlof apart bij
• Pas voorwaardelijke opmaak toe om lage saldi of overlappende verlofperiodes te markeren
• Maak een jaarkalender om teamabsenties visueel weer te geven

Waarom verlofregistratie in Excel?

Veel kleine en middelgrote bedrijven gebruiken Excel voor hun verlofadministratie. En terecht: het is flexibel, je hebt geen dure HR-software nodig, en iedereen kent Excel. Een goed opgezet verlofregistratiesysteem helpt je om:

• Vakantiedagen bij te houden per medewerker
• Ziekteverzuim te registreren met begin- en einddatum
• Overlap te voorkomen door afwezigheden visueel te maken
• Wettelijke verplichtingen na te komen (bewaarplicht verlofgegevens)
• Snel inzicht te krijgen in resterende verlofdagen

In deze handleiding bouw je stap voor stap een professionele verlofregistratie die je direct kunt gebruiken.

Stap-voor-stap: Verlofregistratie opzetten

Stap 1: Maak de basisstructuur

Start met een nieuw Excel-werkblad en maak de volgende kolommen:

Windows:

1. Open Excel en maak een nieuw werkblad
2. Typ in rij 1 de kolomkoppen:
3. A1: Medewerker
4. B1: Tegoed
5. C1: Opgenomen
6. D1: Resterend
7. E1: Ziektedagen
8. Selecteer A1:E1 en maak de tekst vetgedrukt met Ctrl + B
9. Pas de kolombreedte aan door te dubbelklikken op de kolomranden

Mac:

1. Open Excel en maak een nieuw werkblad
2. Typ dezelfde kolomkoppen in rij 1
3. Maak vetgedrukt met Cmd + B
4. Pas kolombreedte aan door te dubbelklikken op kolomranden

Stap 2: Converteer naar een Excel-tabel

Een Excel-tabel maakt je verlofregistratie dynamisch en makkelijker te beheren.

Windows:

1. Selecteer het bereik A1:E1
2. Ga naar Invoegen > Tabel
3. Vink aan: “Mijn tabel heeft kopteksten”
4. Klik op OK

Mac:

1. Selecteer A1:E1
2. Ga naar Insert > Table
3. Bevestig dat de tabel kopteksten heeft
4. Klik OK

De tabel breidt automatisch uit als je nieuwe medewerkers toevoegt.

Stap 3: Vul de basisgegevens in

Voer voor elke medewerker de gegevens in:

Medewerker	Tegoed	Opgenomen	Resterend	Ziektedagen
Jan Jansen	25	8	=B2-C2	3
Petra de Vries	25	12	=B3-C3	0
Mohammed El Amrani	28	5	=B4-C4	2

De formule =B2-C2 berekent automatisch het resterend saldo.

Stap 4: Formules voor automatische berekening

Voeg slimme formules toe om alles automatisch bij te werken.

Resterend saldo:

=[@Tegoed]-[@Opgenomen]

In een Excel-tabel kun je gestructureerde verwijzingen gebruiken met [@kolomnaam]. Dit maakt formules leesbaarder en ze passen zich automatisch aan bij nieuwe rijen.

Totaal opgenomen dagen (onderaan de tabel):

=SOM(Tabel1[Opgenomen])

Gemiddeld restant:

=GEMIDDELDE(Tabel1[Resterend])

Verlofperiodes registreren met datums

Voor een complete verlofadministratie wil je ook registreren wanneer iemand precies vrij is. Maak hiervoor een apart werkblad.

Werkblad “Verlofaanvragen” maken

Maak een nieuw werkblad met deze kolommen:

A	B	C	D	E	F
Medewerker	Startdatum	Einddatum	Type	Werkdagen	Status

Formule voor werkdagen (kolom E):

=NETTO.WERKDAGEN(B2;C2)

Deze formule berekent automatisch het aantal werkdagen tussen start- en einddatum, exclusief weekenden. Lees meer over deze functie in onze uitleg over datumfuncties in Excel.

Windows stap-voor-stap:

1. Klik in cel E2
2. Typ: =NETTO.WERKDAGEN(B2;C2)
3. Druk op Enter
4. Kopieer de formule naar beneden voor alle rijen

Mac stap-voor-stap:

1. Klik in cel E2
2. Typ: =NETWORKDAYS(B2,C2) (Engelse functienaam, komma’s)
3. Druk op Return
4. Kopieer naar beneden

Feestdagen uitsluiten

Nederlandse feestdagen tellen niet als verlofdag. Maak een lijst met feestdagen op een apart werkblad:

Feestdagen 2026
1-1-2026
18-4-2026
21-4-2026
27-4-2026
5-5-2026
29-5-2026
8-6-2026
25-12-2026
26-12-2026

Pas je formule aan om feestdagen uit te sluiten:

=NETTO.WERKDAGEN(B2;C2;Feestdagen!$A$2:$A$10)

De dollartekens zorgen dat het bereik vast blijft bij kopiëren. Meer hierover lees je in onze handleiding over cel vastzetten in Excel.

Verloftypes definiëren

Gebruik een dropdownlijst voor het type verlof:

1. Selecteer kolom D (Type)
2. Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie
3. Kies bij “Toestaan”: Lijst
4. Typ bij “Bron”: Vakantie;Ziekte;Bijzonder verlof;Onbetaald
5. Klik OK

Nu kan je alleen kiezen uit de voorgedefinieerde opties.

Vakantiedagen automatisch berekenen per medewerker

Om de opgenomen dagen automatisch op te tellen per medewerker, gebruik je SOM.ALS:

Formule voor opgenomen vakantiedagen:

=SOM.ALS(Verlofaanvragen[Medewerker];A2;Verlofaanvragen[Werkdagen])

Deze formule telt alle werkdagen op uit het verlofaanvragen-werkblad waar de medewerker overeenkomt.

Alleen vakantiedagen tellen (geen ziekte):

=SOMMEN.ALS(Verlofaanvragen[Werkdagen];Verlofaanvragen[Medewerker];A2;Verlofaanvragen[Type];"Vakantie")

SOMMEN.ALS laat je meerdere voorwaarden combineren: alleen rijen waar de medewerker overeenkomt EN het type “Vakantie” is.

Ziekteverzuim apart bijhouden

Ziektedagen zijn geen vakantiedagen, maar je wilt ze wel registreren. Voeg een aparte berekening toe:

Ziektedagen per medewerker:

=SOMMEN.ALS(Verlofaanvragen[Werkdagen];Verlofaanvragen[Medewerker];A2;Verlofaanvragen[Type];"Ziekte")

Ziekteverzuimpercentage berekenen:

=(Ziektedagen/Werkdagen_per_jaar)*100

Met 260 werkdagen per jaar (52 weken x 5 dagen):

=(E2/260)*100

Voorwaardelijke opmaak toepassen

Maak je verlofregistratie visueel met voorwaardelijke opmaak.

Laag saldo markeren

Markeer medewerkers met minder dan 5 resterende dagen:

Windows:

1. Selecteer de kolom “Resterend”
2. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Regels voor markeringen van cellen > Kleiner dan
3. Typ: 5
4. Kies een rode opmaak
5. Klik OK

Mac:

1. Selecteer de kolom “Resterend”
2. Ga naar Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Less Than
3. Typ: 5
4. Kies rode opmaak
5. Klik OK

Negatief saldo markeren

Voor medewerkers die meer verlof opnemen dan ze hebben:

1. Selecteer de kolom “Resterend”
2. Ga naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel
3. Kies “Alleen cellen opmaken die bevatten”
4. Stel in: “Celwaarde” – “kleiner dan” – 0
5. Kies een opvallende rode achtergrond

Kleurenschaal voor overzicht

Pas een kleurenschaal toe die van groen (veel dagen over) naar rood (weinig dagen) loopt:

1. Selecteer de kolom “Resterend”
2. Ga naar Voorwaardelijke opmaak > Kleurenschalen
3. Kies de groen-geel-rood schaal

Jaarkalender voor teamoverzicht

Een visuele kalender toont in een oogopslag wanneer iemand afwezig is.

Kalender opzetten

1. Maak een nieuw werkblad “Kalender”
2. Zet medewerkersnamen in kolom A
3. Zet datums in rij 1 (B1 = 1-1-2026, C1 = 2-1-2026, enz.)
4. Gebruik een formule om aanwezigheid te checken

Formule voor afwezigheidscheck:

=ALS(AANTALLEN.ALS(Verlofaanvragen[Medewerker];$A2;Verlofaanvragen[Startdatum];"<="&B$1;Verlofaanvragen[Einddatum];">="&B$1)>0;"V";"")

Deze formule zet een “V” (verlof) als de medewerker op die datum afwezig is.

Weekenden automatisch markeren

Markeer weekenden met voorwaardelijke opmaak:

1. Selecteer alle datumcellen (B2:AF20 bijvoorbeeld)
2. Ga naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel
3. Kies “Een formule gebruiken”
4. Typ: =WEEKDAG(B$1;2)>5
5. Kies een grijze achtergrondkleur

WEEKDAG met argument 2 geeft 1-5 voor maandag-vrijdag en 6-7 voor weekend.

Tips voor een effectieve verlofregistratie

Tip 1: Gebruik benoemde bereiken

Geef je feestdagenlijst en medewerkerlijst een naam voor leesbaardere formules:

1. Selecteer het bereik
2. Typ een naam in het naamvak (links van de formulebalk)
3. Druk op Enter

Nu kun je =NETTO.WERKDAGEN(B2;C2;Feestdagen2026) schrijven.

Tip 2: Beveilig de structuur

Voorkom dat collega’s per ongeluk formules overschrijven:

1. Ga naar Controleren > Blad beveiligen
2. Laat invoercellen ontgrendeld
3. Vergrendel formulecellen

Tip 3: Maak een dashboard

Maak een samenvattend dashboard met:

• Totaal opgenomen dagen dit jaar
• Gemiddeld resterend saldo
• Medewerkers met laag saldo
• Ziekteverzuimpercentage

Gebruik draaitabellen voor dynamische samenvattingen.

Tip 4: Exporteer maandelijks

Maak elke maand een kopie van je werkblad als backup. Noem het bijvoorbeeld “Verlof_2026_01” voor januari 2026.

Tip 5: Bouw in validatie

Voorkom fouten door gegevensvalidatie toe te passen:

• Datums: alleen geldige datums toestaan
• Medewerkers: alleen namen uit de medewerkerlijst
• Types: alleen voorgedefinieerde verloftypes

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Weekenden worden meegeteld als verlofdag

Probleem: Je verlofberekening telt weekenden mee, waardoor medewerkers te veel dagen kwijt zijn.

Oorzaak: Je gebruikt simpel aftrekken (=Einddatum-Startdatum) in plaats van NETTO.WERKDAGEN.

Oplossing: Gebruik altijd =NETTO.WERKDAGEN(Startdatum;Einddatum) voor verlofberekeningen. Deze functie slaat automatisch weekenden over.

Fout 2: Feestdagen worden niet afgetrokken

Probleem: Koningsdag of Kerst wordt als verlofdag geteld terwijl kantoor dicht is.

Oorzaak: Je hebt geen feestdagenlijst gekoppeld aan je formule.

Oplossing: Maak een lijst met feestdagen en voeg deze toe als derde argument: =NETTO.WERKDAGEN(B2;C2;Feestdagen!$A$2:$A$10).

Fout 3: Saldo wordt niet automatisch bijgewerkt

Probleem: Na het toevoegen van een verlofaanvraag blijft het saldo hetzelfde.

Oorzaak: Je hebt handmatig getallen ingevuld in plaats van formules te gebruiken.

Oplossing: Vervang handmatige waarden door formules zoals =[@Tegoed]-SOM.ALS(...) die automatisch updaten.

Fout 4: Overlap in verlofaanvragen niet zichtbaar

Probleem: Twee collega’s boeken dezelfde week vrij zonder dat je dit ziet.

Oorzaak: Je hebt geen visuele kalender of overlap-check.

Oplossing: Maak een jaarkalender met voorwaardelijke opmaak die overlap markeert. Gebruik AANTAL.ALS om te tellen hoeveel mensen tegelijk afwezig zijn.

Fout 5: Formule geeft #WAARDE! fout

Probleem: Je datumformule geeft een foutmelding.

Oorzaak: Een cel bevat tekst in plaats van een echte datum.

Oplossing: Controleer of Excel de datums herkent. Typ ze opnieuw in of gebruik WAARDE.NAAR.DATUM om tekst naar datum te converteren.

FAQ: Veelgestelde vragen over verlofregistratie in Excel

Hoe maak ik een eenvoudige verlofregistratie in Excel?

Maak een tabel met kolommen voor medewerker, verlofdagen tegoed, opgenomen dagen en resterend saldo. Gebruik de formule =Tegoed-Opgenomen om het saldo automatisch te berekenen. Converteer het bereik naar een Excel-tabel zodat formules automatisch worden toegepast bij nieuwe rijen.

Hoe bereken ik het aantal werkdagen van een verlofperiode?

Gebruik de functie NETTO.WERKDAGEN: =NETTO.WERKDAGEN(Startdatum;Einddatum). Deze functie telt alleen werkdagen (maandag t/m vrijdag) en slaat weekenden automatisch over. Voeg een derde argument toe voor feestdagen: =NETTO.WERKDAGEN(B2;C2;Feestdagen).

Hoe houd ik ziekteverzuim bij naast vakantiedagen?

Maak een kolom “Type” in je verlofaanvragen met opties als Vakantie, Ziekte en Bijzonder verlof. Gebruik SOMMEN.ALS om per type te tellen: =SOMMEN.ALS(Werkdagen;Medewerker;A2;Type;"Ziekte"). Zo houd je vakantie- en ziektedagen gescheiden.

Kan ik een dropdownlijst maken voor verloftypes?

Ja, selecteer de cellen waar je het type wilt invoeren, ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie, kies Lijst, en typ de opties gescheiden door puntkomma’s: Vakantie;Ziekte;Bijzonder verlof. Nu kan je alleen kiezen uit deze voorgedefinieerde opties.

Hoe voorkom ik dat collega’s tegelijk op vakantie gaan?

Maak een visuele jaarkalender die laat zien wanneer iemand afwezig is. Gebruik voorwaardelijke opmaak om dagen te markeren waarop meerdere mensen tegelijk vrij zijn. Met AANTAL.ALS kun je tellen hoeveel medewerkers op een specifieke datum afwezig zijn.

Hoe zorg ik dat de verlofregistratie automatisch bijwerkt?

Gebruik formules in plaats van handmatig ingevoerde waarden. Koppel je hoofdoverzicht aan een apart werkblad met verlofaanvragen via SOMMEN.ALS of VERT.ZOEKEN. Bij elke nieuwe aanvraag wordt het saldo automatisch herberekend.

Welke feestdagen moet ik opnemen voor Nederland in 2026?

De belangrijkste Nederlandse feestdagen voor 2026 zijn: Nieuwjaarsdag (1 jan), Goede Vrijdag (18 apr), Paasmaandag (21 apr), Koningsdag (27 apr), Bevrijdingsdag (5 mei), Hemelvaartsdag (29 mei), Pinkstermaandag (8 jun), Eerste Kerstdag (25 dec) en Tweede Kerstdag (26 dec).

Hoe bescherm ik mijn verlofregistratie tegen ongewenste wijzigingen?

Ga naar Controleren > Blad beveiligen. Ontgrendel eerst de cellen waar gegevens mogen worden ingevoerd (rechtsklik > Celeigenschappen > tabblad Bescherming). Formulecellen blijven vergrendeld, zodat niemand per ongeluk berekeningen kan overschrijven.

Gerelateerde handleidingen

Wil je meer leren over de functies die je in een verlofregistratie gebruikt? Bekijk deze handleidingen:

• Datumfuncties in Excel: DATUM, JAAR, MAAND, DAG – Alles over rekenen met datums
• Excel-tabellen: gegevens organiseren – Maak dynamische tabellen
• Voorwaardelijke opmaak met formules – Markeer automatisch belangrijke cellen
• SOM.ALS en SOMMEN.ALS uitgelegd – Tel cellen op basis van voorwaarden

Hulp nodig met je verlofregistratie?

Loop je vast bij het opzetten van je verlofregistratie of wil je een op maat gemaakte oplossing voor je team? Ik help je graag verder met het bouwen van een professioneel verlofsysteem dat past bij jouw organisatie.

Neem contact op:
– WhatsApp: Stuur een bericht
– E-mail: w.bouwmeester@bouwmeesterconsultancy.nl
– Telefoon: +31 6 28963636

Stuur je huidige Excel-bestand mee en beschrijf kort wat je wilt bereiken. Je ontvangt meestal binnen 24 uur een reactie met een voorstel.