Inventaris bijhouden in Excel: voorraadlijst (2026)

Kort antwoord: Met een Excel voorraadlijst beheer je je inventaris door producten, aantallen, prijzen en minimumvoorraad in kolommen bij te houden, waarbij formules automatisch de totale waarde berekenen en voorwaardelijke opmaak je waarschuwt bij lage voorraad.

In het kort

• Een voorraadlijst in Excel bevat kolommen voor productnaam, SKU, aantal, prijs, waarde en minimumvoorraad
• De formule =aantal*prijs berekent automatisch de totale waarde per product
• Voorwaardelijke opmaak geeft een visuele waarschuwing wanneer de voorraad onder het minimum zakt
• Met VERT.ZOEKEN of X.ZOEKEN zoek je snel producten op via artikelnummer
• Gegevensvalidatie voorkomt invoerfouten bij categorieën en producttypen

Waarom een voorraadlijst in Excel?

Excel is ideaal voor het bijhouden van inventaris, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven. Je hebt geen dure software nodig en kunt de voorraadlijst volledig aanpassen aan je eigen situatie. Of je nu een webshop runt, een magazijn beheert of simpelweg je thuisvoorraad wilt bijhouden – met Excel heb je alles onder controle.

Een goed opgezette voorraadlijst helpt je bij:

• Voorraadbeheer: weten wat je op voorraad hebt
• Inkoopplanning: tijdig bijbestellen wanneer voorraad opraakt
• Waardebepaling: inzicht in de totale voorraadwaarde
• Analyse: welke producten verkopen goed, welke niet?

Stappenplan: voorraadlijst maken

Stap 1: Kolommen opzetten

Maak een nieuw Excel-bestand en stel de volgende kolomkoppen in op rij 1:

Kolom	Inhoud	Uitleg
A	Productnaam	Duidelijke naam van het product
B	SKU/Artikelnummer	Unieke code per product
C	Categorie	Productgroep (bijv. Elektronica, Kleding)
D	Aantal op voorraad	Huidige hoeveelheid
E	Inkoopprijs	Prijs per stuk
F	Verkoopprijs	Prijs waarvoor je verkoopt
G	Totale waarde	Berekening: aantal x inkoopprijs
H	Minimumvoorraad	Ondergrens voor bestellen
I	Laatste wijziging	Datum van laatste update

Windows:
1. Open Excel en maak een nieuw werkblad
2. Typ de kolomkoppen in rij 1
3. Selecteer rij 1 en maak deze vet (Ctrl + B)
4. Zet filters aan via Ctrl + Shift + L

Mac:
1. Open Excel en maak een nieuw werkblad
2. Typ de kolomkoppen in rij 1
3. Selecteer rij 1 en maak deze vet (Cmd + B)
4. Zet filters aan via Gegevens > Filter

Stap 2: Formule voor totale waarde

De totale waarde per product bereken je door het aantal te vermenigvuldigen met de inkoopprijs. Gebruik de functie PRODUCT (Engels: PRODUCT) of gewoon het sterretje (*).

In cel G2 typ je:

=D2*E2

Of met de PRODUCT-functie:

=PRODUCT(D2;E2)

Sleep deze formule naar beneden voor alle productrijen.

Tip: Maak van je data een Excel-tabel met Ctrl + T. Dan wordt de formule automatisch toegepast op nieuwe rijen.

Stap 3: Totalen berekenen onderaan

Bereken onderaan je lijst de totale voorraadwaarde met de SOM-functie:

=SOM(G2:G100)

Of als je een Excel-tabel gebruikt:

=SOM(Tabel1[Totale waarde])

Je kunt ook een subtotaal per categorie maken met SOM.ALS:

=SOM.ALS(G:G;C:C;"Elektronica")

Stap 4: Voorwaardelijke opmaak voor lage voorraad

Stel een visuele waarschuwing in wanneer de voorraad onder het minimum zakt:

Windows:
1. Selecteer de kolom met aantallen (D2:D100)
2. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel
3. Kies “Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt”
4. Typ de formule: =D2<H2
5. Klik op Opmaak en kies een rode achtergrondkleur
6. Klik OK

Mac:
1. Selecteer de kolom met aantallen
2. Ga naar Opmaak > Voorwaardelijke opmaak
3. Kies “Klassiek” en “Formule gebruiken”
4. Typ: =D2<H2
5. Kies een rode achtergrondkleur

Nu worden cellen rood gemarkeerd zodra de voorraad onder het minimum zakt. Zie ook onze complete handleiding over voorwaardelijke opmaak.

Stap 5: In- en uitboeken bijhouden

Voor een professionele voorraadadministratie wil je ook mutaties bijhouden. Maak een tweede werkblad met de naam “Mutaties”:

Kolom	Inhoud
A	Datum
B	SKU
C	Type (IN/UIT)
D	Aantal
E	Opmerking

Gebruik VERT.ZOEKEN om de productnaam automatisch op te halen:

=VERT.ZOEKEN(B2;Voorraad!B:A;-1;ONWAAR)

Of beter, met X.ZOEKEN (Excel 365):

=X.ZOEKEN(B2;Voorraad!B:B;Voorraad!A:A;"Niet gevonden")

Stap 6: Gegevensvalidatie voor categorieën

Voorkom typefouten bij het invoeren van categorieën door een keuzelijst te maken:

Windows:
1. Selecteer de cellen in de kolom Categorie (C2:C100)
2. Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie
3. Bij Toestaan kies je “Lijst”
4. Bij Bron typ je de opties gescheiden door puntkomma’s: Elektronica;Kleding;Voeding;Overig
5. Klik OK

Mac:
1. Selecteer de categoriecellen
2. Ga naar Gegevens > Validatie
3. Kies “Lijst” en voer de opties in

Nu kunnen gebruikers alleen kiezen uit de vooraf gedefinieerde categorieën.

Stap 7: Datum automatisch invullen

Laat de kolom “Laatste wijziging” automatisch de huidige datum tonen. Dit kan met een macro of handmatig met de sneltoets:

• Windows: Ctrl + ; (puntkomma) voegt de huidige datum in
• Mac: Cmd + ; voegt de huidige datum in

Voor automatische datumregistratie bij elke wijziging heb je VBA nodig, maar voor de meeste gebruikers is handmatig invoeren voldoende.

Geavanceerde functies

Producten opzoeken met VERT.ZOEKEN

Maak een zoekveld waar je een artikelnummer invoert en alle productdetails ophaalt:

In een apart gebied van je werkblad:
– Cel K1: “Zoek SKU:”
– Cel L1: (hier typ je het artikelnummer)

In K2:L2 en verder:

=VERT.ZOEKEN($L$1;$B$2:$I$100;1;ONWAAR)  ' Productnaam
=VERT.ZOEKEN($L$1;$B$2:$I$100;3;ONWAAR)  ' Categorie
=VERT.ZOEKEN($L$1;$B$2:$I$100;4;ONWAAR)  ' Aantal

Merk op dat we de cel L1 vastzetten met het dollarteken ($). Lees meer over cel vastzetten.

Filteren en sorteren

Met een Excel-tabel kun je eenvoudig:

• Filteren op categorie: klik op het pijltje bij Categorie en selecteer
• Sorteren op voorraad: klik op het pijltje bij Aantal en kies oplopend/aflopend
• Filteren op lage voorraad: gebruik een getalfilter “kleiner dan”

Draaitabel voor analyse

Maak een draaitabel voor diepere inzichten:

1. Selecteer je voorraadtabel
2. Ga naar Invoegen > Draaitabel
3. Sleep Categorie naar Rijen
4. Sleep Totale waarde naar Waarden

Nu zie je in een oogopslag de voorraadwaarde per categorie.

Veelgemaakte fouten

1. Geen unieke artikelnummers gebruiken

Probleem: Producten hebben geen of dubbele SKU’s, waardoor VERT.ZOEKEN niet goed werkt.

Oplossing: Zorg dat elk product een unieke code heeft. Gebruik eventueel gegevensvalidatie om duplicaten te voorkomen, of markeer duplicaten met voorwaardelijke opmaak.

2. Formules niet doorgetrokken bij nieuwe producten

Probleem: Je voegt een nieuw product toe, maar de formule voor totale waarde staat er niet.

Oplossing: Gebruik een Excel-tabel (Ctrl + T). Formules worden dan automatisch uitgebreid naar nieuwe rijen. Als je geen tabel gebruikt, vergeet dan niet de formule handmatig te kopiëren.

3. Handmatig de totale waarde invullen

Probleem: Je typt de totale waarde handmatig in plaats van een formule te gebruiken.

Oplossing: Gebruik altijd de formule =aantal*prijs. Handmatige invoer leidt tot fouten bij prijswijzigingen.

4. Geen back-up maken

Probleem: Je bestand raakt beschadigd of je maakt een fout en kunt niet terug.

Oplossing: Sla je bestand op in OneDrive of SharePoint voor automatische versiegeschiedenis. Of maak regelmatig handmatige back-ups met een datum in de bestandsnaam.

5. Te veel informatie in een cel

Probleem: Je zet productnaam en variant in dezelfde cel (“T-shirt Rood M”).

Oplossing: Gebruik aparte kolommen voor Productnaam, Kleur en Maat. Dit maakt filteren en analyseren veel makkelijker.

FAQ

Kan ik de voorraadlijst delen met collega’s?

Ja, sla het bestand op in OneDrive of SharePoint. Meerdere mensen kunnen dan tegelijk in het bestand werken (co-authoring). Je kunt ook specifieke cellen beveiligen zodat alleen formules niet per ongeluk worden overschreven.

Hoe maak ik een voorraadwaarschuwing via e-mail?

Excel zelf kan geen e-mails sturen, maar je kunt Power Automate (onderdeel van Microsoft 365) koppelen aan je Excel-bestand. Stel een flow in die dagelijks checkt of producten onder de minimumvoorraad zitten en automatisch een e-mail stuurt.

Werkt dit ook voor honderden of duizenden producten?

Ja, Excel kan prima duizenden rijen aan. Voor heel grote voorraden (10.000+ producten met veel mutaties) is speciale voorraadsoftware efficiënter. Maar voor de meeste MKB-bedrijven is Excel ruim voldoende.

Kan ik een barcodescanner gebruiken?

Ja, de meeste barcodescanners werken als een toetsenbord: ze typen de barcode in het actieve veld. Zorg dat je cursor in de SKU-kolom staat wanneer je scant. De barcode wordt dan automatisch ingevoerd.

Hoe bereken ik de omloopsnelheid van mijn voorraad?

De omloopsnelheid bereken je met de formule: Kostprijs verkochte goederen / Gemiddelde voorraad. Houd in een apart werkblad je verkopen bij en bereken maandelijks de omloop. Een hogere omloopsnelheid betekent dat je voorraad sneller verkocht wordt.

Kan ik automatisch bestellen als de voorraad laag is?

Excel zelf kan niet automatisch bestellen. Je kunt wel een overzicht genereren van producten die besteld moeten worden met SOM.ALS of een filter. Dit overzicht kun je dan exporteren naar je leverancier.

Hoe voeg ik afbeeldingen van producten toe?

Je kunt afbeeldingen invoegen via Invoegen > Afbeeldingen. Voor een overzichtelijke catalogus is dit echter niet ideaal in Excel. Overweeg een hyperlink naar een gedeelde map met productfoto’s, of gebruik een apart systeem voor productinformatie.

Wat is het verschil tussen SKU en EAN?

Een SKU (Stock Keeping Unit) is een intern artikelnummer dat je zelf bepaalt. Een EAN (European Article Number) of barcode is een internationaal gestandaardiseerde code. Je kunt beide in je voorraadlijst opnemen in aparte kolommen.

Voorbeeldbestand downloaden

Wil je niet helemaal vanaf nul beginnen? Je kunt een kant-en-klare voorraadlijst template vinden via de Excel-sjablonengalerij:

1. Open Excel
2. Klik op Bestand > Nieuw
3. Zoek op “Inventaris” of “Voorraad”
4. Kies een sjabloon en pas deze aan naar je eigen situatie

Gerelateerde artikelen

• VERT.ZOEKEN in Excel – producten opzoeken via artikelnummer
• Voorwaardelijke opmaak – visuele waarschuwingen instellen
• Draaitabellen maken – je voorraad analyseren
• Gegevensvalidatie – invoerfouten voorkomen
• Excel tabellen – je data als tabel opmaken

Hulp nodig?

Loop je vast bij het opzetten van je voorraadlijst? Of wil je een voorraadsysteem op maat?

• WhatsApp: Stuur een bericht
• E-mail: w.bouwmeester@bouwmeesterconsultancy.nl
• Telefoon: +31 6 28963636

Stuur je Excel-bestand mee en beschrijf kort wat je wilt bereiken. We reageren meestal binnen 24 uur.