BTW aangifte voorbereiden in Excel: overzicht maken (2026)

Kort antwoord: Maak een BTW-overzicht in Excel door je inkoop- en verkoopfacturen te registreren met BTW-bedragen, en gebruik SOM.ALS om de BTW per tarief automatisch op te tellen voor je kwartaalaangifte.

In het kort

• Registreer elke factuur met datum, bedrag exclusief BTW, BTW-percentage en BTW-bedrag
• Gebruik SOM.ALS om BTW-bedragen per tarief (0%, 9%, 21%) op te tellen
• Bereken het verschil tussen af te dragen BTW (verkoop) en te vorderen BTW (inkoop)
• Maak een kwartaaloverzicht met procenten berekenen voor controle
• Exporteer de totalen voor je aangifte bij de Belastingdienst

Wat is een BTW-overzicht in Excel?

Een BTW-overzicht in Excel is een gestructureerd werkblad waarin je alle inkomende en uitgaande facturen bijhoudt met de bijbehorende BTW-bedragen. Dit overzicht helpt je om:

• Snel de totale af te dragen BTW te berekenen
• De te vorderen BTW (voorbelasting) op inkopen bij te houden
• Je kwartaalaangifte voor te bereiden zonder fouten
• Controle te houden op je boekhouding

Waarom Excel voor BTW-administratie?

Excel is ideaal voor BTW-administratie omdat:

• Je volledige controle hebt over de indeling en berekeningen
• Formules automatisch totalen en verschillen berekenen
• Je eenvoudig kunt filteren op periode, BTW-tarief of leverancier
• Het gratis is als je al Microsoft 365 hebt
• Je de gegevens kunt exporteren naar je boekhoudsoftware

De basis: BTW-percentages in Nederland (2026)

In Nederland kennen we drie BTW-tarieven:

Tarief	Percentage	Toepassing
Hoog tarief	21%	Standaard voor de meeste goederen en diensten
Laag tarief	9%	Voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, personenvervoer
Nultarief	0%	Intracommunautaire leveringen, export buiten EU

Tip: Maak in je Excel-bestand een apart tabblad met deze tarieven. Zo kun je met VERT.ZOEKEN automatisch het juiste percentage ophalen.

Stappenplan: BTW-overzicht maken in Excel

Stap 1: Maak de basisstructuur

Windows:
1. Open Excel en maak een nieuw werkblad
2. Maak twee tabbladen: “Verkoop (af te dragen)” en “Inkoop (te vorderen)”
3. Stel de volgende kolommen in:
– A: Factuurnummer
– B: Datum
– C: Klant/Leverancier
– D: Omschrijving
– E: Bedrag excl. BTW
– F: BTW-percentage
– G: BTW-bedrag
– H: Bedrag incl. BTW

Mac:
1. Open Excel via Finder of Spotlight (Cmd + Spatie)
2. Kies Bestand > Nieuw werkblad
3. Klik met rechts op het tabblad onderaan en kies “Blad invoegen” voor het tweede tabblad
4. Stel dezelfde kolomstructuur in als hierboven

Stap 2: Voeg formules toe voor automatische berekening

In kolom G (BTW-bedrag) typ je de formule:

=E2*F2

In kolom H (Bedrag incl. BTW) typ je:

=E2+G2

Windows sneltoets: Selecteer de cellen met formules en druk op Ctrl + D om naar beneden te kopieren.

Mac sneltoets: Gebruik Cmd + D voor hetzelfde resultaat.

Stap 3: Maak een overzichtstabblad

Maak een derde tabblad “BTW Overzicht” met de volgende structuur:

A	B	C	D
Omschrijving	21% BTW	9% BTW	0% BTW
Verkoop BTW (af te dragen)	=formule	=formule	=formule
Inkoop BTW (te vorderen)	=formule	=formule	=formule
Te betalen/ontvangen	=B2-B3	=C2-C3	=D2-D3

Stap 4: Gebruik SOM.ALS voor BTW per tarief

Om de BTW-bedragen per tarief op te tellen, gebruik je de SOM.ALS functie:

Voor verkoop BTW 21%:

=SOM.ALS(Verkoop!F:F;21%;Verkoop!G:G)

Deze formule telt alle BTW-bedragen (kolom G) op waar het BTW-percentage (kolom F) gelijk is aan 21%.

Voor inkoop BTW 21%:

=SOM.ALS(Inkoop!F:F;21%;Inkoop!G:G)

Herhaal dit voor 9% en 0%.

Stap 5: Bereken het totale BTW-saldo

Het verschil tussen af te dragen en te vorderen BTW bepaalt of je moet betalen of terugkrijgt:

=SOM(B2:D2)-SOM(B3:D3)

• Positief getal: Je moet BTW afdragen aan de Belastingdienst
• Negatief getal: Je krijgt BTW terug (voorbelasting hoger dan af te dragen)

Praktijkvoorbeeld: Kwartaaloverzicht Q1 2026

Hieronder een concreet voorbeeld van hoe je BTW-overzicht eruitziet:

Verkoopfacturen (af te dragen BTW)

Factuurnr	Datum	Klant	Omschrijving	Excl. BTW	BTW%	BTW	Incl. BTW
V2026-001	05-01-2026	Klant A	Consultancy	2500,00	21%	525,00	3025,00
V2026-002	12-01-2026	Klant B	Training	1800,00	21%	378,00	2178,00
V2026-003	28-02-2026	Klant C	Boeken	450,00	9%	40,50	490,50
V2026-004	15-03-2026	Klant D	Software	3200,00	21%	672,00	3872,00

Totaal af te dragen:
– 21% BTW: 1.575,00 euro
– 9% BTW: 40,50 euro
– Totaal: 1.615,50 euro

Inkoopfacturen (te vorderen BTW)

Factuurnr	Datum	Leverancier	Omschrijving	Excl. BTW	BTW%	BTW	Incl. BTW
I2026-001	03-01-2026	Leverancier X	Kantoorartikelen	180,00	21%	37,80	217,80
I2026-002	18-01-2026	Leverancier Y	Software licentie	950,00	21%	199,50	1149,50
I2026-003	22-02-2026	Leverancier Z	Vakliteratuur	85,00	9%	7,65	92,65
I2026-004	01-03-2026	Leverancier X	Laptop	1200,00	21%	252,00	1452,00

Totaal te vorderen:
– 21% BTW: 489,30 euro
– 9% BTW: 7,65 euro
– Totaal: 496,95 euro

BTW-saldo Q1 2026

Omschrijving	Bedrag
Af te dragen BTW	1.615,50
Te vorderen BTW	496,95
Te betalen	1.118,55

Geavanceerde formules voor BTW-overzicht

BTW per kwartaal filteren

Gebruik SOM.ALS.VOORWAARDEN (SUMIFS in het Engels) om BTW per kwartaal te berekenen:

=SOM.ALS.VOORWAARDEN(Verkoop!G:G;Verkoop!F:F;21%;Verkoop!B:B;">="&DATUM(2026;1;1);Verkoop!B:B;"<="&DATUM(2026;3;31))

Deze formule telt alleen de 21% BTW-bedragen op voor facturen tussen 1 januari en 31 maart 2026.

Automatisch kwartaal bepalen

Voeg een hulpkolom toe die automatisch het kwartaal bepaalt:

=AFRONDEN.NAAR.BOVEN(MAAND(B2)/3;0)

Dit geeft 1 voor Q1, 2 voor Q2, enzovoort.

BTW-bedrag terugrekenen vanuit inclusief bedrag

Als je alleen het bedrag inclusief BTW hebt:

=H2-H2/(1+F2)

Of specifieker voor 21%:

=H2/1,21*0,21

Controleformule: klopt het totaal?

Voeg een controlecel toe die checkt of alles klopt:

=ALS(E2+G2=H2;"OK";"FOUT")

Veelgemaakte fouten bij BTW-administratie in Excel

Fout 1: Verkeerde BTW-percentage gebruiken

Probleem: Je past 21% BTW toe op producten die onder het 9%-tarief vallen.

Oplossing: Maak een referentietabel met productcategorieën en bijbehorende BTW-tarieven. Gebruik VERT.ZOEKEN om automatisch het juiste tarief op te halen.

Fout 2: BTW op inkopen vergeten te registreren

Probleem: Je registreert alleen verkoopfacturen en mist hierdoor de voorbelasting die je kunt terugvorderen.

Oplossing: Scan of fotografeer elke inkoopfactuur en voer deze dezelfde dag nog in Excel in. Maak er een gewoonte van.

Fout 3: Formules niet vastzetten bij kopieren

Probleem: Als je formules kopieert, verschuiven de celverwijzingen en krijg je verkeerde berekeningen.

Oplossing: Gebruik het dollarteken ($) om cellen vast te zetten. Bijvoorbeeld: =SOM.ALS($F:$F;21%;$G:$G).

Fout 4: Datums niet als datum opgemaakt

Probleem: Excel herkent je datums niet als datums, waardoor filteren op periode niet werkt.

Oplossing: Formatteer de datumkolom als datum (Ctrl + 1 > Datum). Typ datums in het formaat DD-MM-JJJJ.

Fout 5: Afrondingsverschillen negeren

Probleem: Door afrondingen in individuele regels wijkt je totaal af van de werkelijke BTW.

Oplossing: Rond BTW-bedragen af op 2 decimalen met =AFRONDEN(E2*F2;2). Controleer of de som van afgeronde bedragen overeenkomt met je aangifte.

Tips voor efficiente BTW-administratie

Tip 1: Gebruik gegevensvalidatie

Beperk de invoer in de BTW-kolom tot geldige percentages:

1. Selecteer de BTW-kolom
2. Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie
3. Kies “Lijst” en typ: 0%;9%;21%

Zo voorkom je typefouten. Lees meer over gegevensvalidatie in Excel.

Tip 2: Maak een dashboard

Maak een visueel dashboard met:

• Totale BTW per kwartaal in een staafdiagram
• Trend van af te dragen vs. te vorderen BTW
• Percentage BTW van je totale omzet

Tip 3: Automatische back-ups

Sla je BTW-bestand op in OneDrive of SharePoint voor automatische versiebeheer. Zo kun je altijd terug naar een eerdere versie als je een fout maakt.

Tip 4: Koppel met banktransacties

Exporteer je banktransacties naar Excel en gebruik procenten berekenen om te controleren of gefactureerde bedragen overeenkomen met ontvangen betalingen.

Sjabloon downloaden

Wil je direct aan de slag? Neem contact met me op voor een gratis BTW-overzicht sjabloon in Excel, aangepast aan jouw situatie.

FAQ: Veelgestelde vragen over BTW in Excel

Hoe bereken ik BTW in Excel?

BTW bereken je door het bedrag exclusief BTW te vermenigvuldigen met het BTW-percentage. De formule is: =bedrag*BTW%. Bijvoorbeeld: =100*21% geeft 21 euro BTW. Voor het bedrag inclusief BTW gebruik je =bedrag*(1+BTW%).

Hoe maak ik een BTW-overzicht per kwartaal?

Gebruik de functie SOM.ALS.VOORWAARDEN om BTW te filteren op datum en percentage. Filter op de begindatum en einddatum van het kwartaal. Q1 loopt van 1 januari tot 31 maart, Q2 van 1 april tot 30 juni, enzovoort.

Wat is het verschil tussen af te dragen en te vorderen BTW?

Af te dragen BTW is de BTW die je ontvangt van klanten op je verkopen. Te vorderen BTW (voorbelasting) is de BTW die je betaalt aan leveranciers op je inkopen. Het verschil bepaalt of je BTW moet betalen of terugkrijgt.

Kan ik mijn BTW-overzicht uit Excel exporteren voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst accepteert geen directe Excel-upload. Je gebruikt de totalen uit je Excel-overzicht om de digitale aangifte in te vullen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bewaar je Excel-bestand als onderbouwing.

Hoe vaak moet ik BTW-aangifte doen?

De meeste ondernemers doen per kwartaal BTW-aangifte. Dit betekent vier keer per jaar: uiterlijk eind april (Q1), juli (Q2), oktober (Q3) en januari van het volgende jaar (Q4). Grote ondernemers doen maandelijks aangifte.

Moet ik facturen bewaren naast mijn Excel-overzicht?

Ja, je bent wettelijk verplicht om alle facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Je Excel-overzicht is een hulpmiddel, maar vervangt niet de originele documenten. Scan facturen en sla ze digitaal op met een duidelijke naamgeving.

Hoe controleer ik of mijn BTW-berekening klopt?

Tel de BTW-bedragen per tarief op en vergelijk met je totale omzet. De BTW moet precies 21% (of 9%) van het bedrag exclusief BTW zijn. Gebruik een controleformule zoals =ALS(AFRONDEN(E2*F2;2)=G2;"OK";"Controleer").

Wat doe ik met buitenlandse facturen?

Voor inkopen uit andere EU-landen geldt vaak de verleggingsregeling: je geeft de BTW aan als af te dragen en te vorderen BTW (het heft elkaar op). Voor inkopen van buiten de EU betaal je invoer-BTW. Raadpleeg een boekhouder voor complexe situaties.

Samenvatting

Een goed BTW-overzicht in Excel helpt je om grip te houden op je BTW-administratie:

• Structuur: Maak aparte tabbladen voor verkoop, inkoop en overzicht
• Formules: Gebruik SOM.ALS om BTW per tarief op te tellen
• Controle: Bereken het verschil tussen af te dragen en te vorderen BTW
• Automatisering: Zet formules vast met $ en gebruik gegevensvalidatie
• Bewaren: Sla zowel je Excel-bestand als de originele facturen op

Met deze aanpak bereid je je kwartaalaangifte efficient voor en minimaliseer je de kans op fouten.

Hulp nodig met je BTW-administratie in Excel?

Loop je vast met je BTW-overzicht of wil je een op maat gemaakt sjabloon? Ik help je graag verder met het opzetten van een efficiente BTW-administratie in Excel.

Neem contact op:
– WhatsApp: Stuur een bericht
– E-mail: w.bouwmeester@bouwmeesterconsultancy.nl
– Telefoon: +31 6 28963636

Stuur je huidige Excel-bestand mee of beschrijf wat je wilt bereiken. We reageren meestal binnen 24 uur met een passende oplossing.

Gerelateerde artikelen

• SOM.ALS functie in Excel: voorwaardelijk optellen
• Procenten berekenen in Excel: complete handleiding
• Cel vastzetten in Excel met $ dollarteken
• VERT.ZOEKEN in Excel: waarden opzoeken
• Gegevensvalidatie in Excel: invoer beperken