Boekhouding in Excel: eenvoudige administratie (2026)
Met Excel bouw je een complete boekhouding voor je kleine onderneming of ZZP-administratie, inclusief inkomsten, uitgaven, categorieeen en automatische btw-berekeningen. In deze handleiding leer je stap voor stap hoe je een professioneel kasboek opzet dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Laatst bijgewerkt: januari 2026
Waarom Excel voor je boekhouding?
Excel is een uitstekende keuze voor de boekhouding van kleine ondernemingen en zzp’ers. De voordelen zijn:
- Volledige controle: je bepaalt zelf de indeling en categorieeen
- Geen maandelijkse kosten: geen abonnementen zoals bij boekhoudprogramma’s
- Flexibiliteit: pas je administratie aan op jouw specifieke situatie
- Overzicht: met formules zie je direct je winst, omzet en btw-afdracht
- Exporteerbaar: makkelijk delen met je boekhouder of accountant
Voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers is een goed opgezet Excel-bestand voldoende om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen.
Wat heb je nodig voor je Excel-boekhouding?
Voordat je begint, verzamel je de volgende gegevens:
| Onderdeel | Wat je nodig hebt |
|---|---|
| Bankafschriften | Exporteer als CSV of voer handmatig in |
| Facturen | Inkoopfacturen en verkoopfacturen |
| Bonnetjes | Contante uitgaven met btw |
| Categorieeen | Lijst van kostenposten (zie voorbeelden hieronder) |
| BTW-tarieven | 21%, 9% of 0% afhankelijk van je producten/diensten |
Excel kasboek maken: stap-voor-stap
Stap 1: Maak een nieuw werkboek aan
- Open Excel
- Windows: Klik op Bestand > Nieuw > Lege werkmap
- Mac: Klik op Archief > Nieuw werkboek
- Sla het bestand direct op met een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Boekhouding_2026.xlsx”
Stap 2: Maak de basisstructuur
Maak drie werkbladen aan door rechts te klikken op het werkbladtabje:
- Inkomsten – alle ontvangen betalingen
- Uitgaven – alle kosten en aankopen
- Overzicht – samenvattingen en totalen
Stap 3: Stel het inkomstenblad in
Maak de volgende kolomkoppen in rij 1:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Datum | Factuurnr | Omschrijving | Klant | Bedrag excl. BTW | BTW % | BTW bedrag | Totaal incl. BTW |
Tip: Selecteer rij 1 en maak er een Excel tabel van met Ctrl+T (Windows) of Cmd+T (Mac). Dit zorgt voor automatische uitbreiding en filters.
Stap 4: Voeg formules toe voor BTW-berekening
In kolom G (BTW bedrag) typ je deze formule:
=E2*F2
In kolom H (Totaal incl. BTW) typ je:
=E2+G2
Deze formules worden automatisch doorgetrokken als je een Excel tabel gebruikt.
Stap 5: Stel het uitgavenblad in
Maak vergelijkbare kolomkoppen:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Datum | Factuurnr | Omschrijving | Leverancier | Bedrag excl. BTW | BTW % | BTW bedrag | Totaal incl. BTW |
Voeg een extra kolom toe voor de categorie:
| I |
|---|
| Categorie |
Stap 6: Maak een categorieenlijst
Maak een apart werkblad “Categorieen” met veelgebruikte kostenposten:
| Categorie |
|---|
| Kantoorkosten |
| Reiskosten |
| Telefoon/internet |
| Software/abonnementen |
| Verzekeringen |
| Huisvestingskosten |
| Autokosten |
| Representatiekosten |
| Opleidingskosten |
| Inkoop goederen |
| Afschrijvingen |
| Overige kosten |
Gebruik gegevensvalidatie om een dropdownlijst te maken in de categorie-kolom, zodat je altijd dezelfde benamingen gebruikt.
Bankafschriften importeren in Excel
De meeste banken bieden de mogelijkheid om afschriften te exporteren als CSV-bestand. Zo importeer je deze in Excel:
Windows
- Ga naar Gegevens > Uit tekst/CSV
- Selecteer het gedownloade bestand
- Kies het juiste scheidingsteken (meestal puntkomma of komma)
- Klik op Laden
Mac
- Ga naar Gegevens > Externe gegevens ophalen > Uit tekst
- Selecteer het CSV-bestand
- Volg de wizard om de kolommen correct te splitsen
- Klik op Voltooien
Tip: Kopieer na import de relevante kolommen (datum, omschrijving, bedrag) naar je inkomsten- of uitgavenblad.
Automatische berekeningen met SOM.ALS
Met de SOM.ALS functie bereken je snel totalen per categorie. Dit is essentieel voor je btw-aangifte en jaaroverzicht.
Totaal uitgaven per categorie
=SOM.ALS(Uitgaven[Categorie];Uitgaven[Categorie];"Kantoorkosten";Uitgaven[Bedrag excl. BTW])
Totaal inkomsten per maand
Combineer SOM.ALS met datumfuncties:
=SOM.ALS(Inkomsten[Datum];">="&DATUM(2026;1;1);Inkomsten[Datum];"<="&DATUM(2026;1;31);Inkomsten[Bedrag excl. BTW])
Totaal BTW te betalen
=SOM(Inkomsten[BTW bedrag])-SOM(Uitgaven[BTW bedrag])
Een positief resultaat betekent dat je btw moet afdragen. Een negatief resultaat betekent dat je btw terugkrijgt.
Overzichtsblad maken
Op het werkblad “Overzicht” maak je een dashboard met alle belangrijke cijfers:
Kwartaaloverzicht
| Omschrijving | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|
| Omzet excl. BTW | formule | formule | formule | formule | =SOM() |
| Kosten excl. BTW | formule | formule | formule | formule | =SOM() |
| Brutowinst | =B2-B3 | … | … | … | =SOM() |
| BTW ontvangen | formule | formule | formule | formule | =SOM() |
| BTW betaald | formule | formule | formule | formule | =SOM() |
| BTW afdracht | =B5-B6 | … | … | … | =SOM() |
Formule voor kwartaalomzet
Gebruik de financiele functies en datumberekeningen:
=SOMMEN.ALS(Inkomsten[Bedrag excl. BTW];Inkomsten[Datum];">="&DATUM(2026;1;1);Inkomsten[Datum];"<="&DATUM(2026;3;31))
Praktijkvoorbeeld: ZZP-boekhouding
Stel je bent grafisch ontwerper en hebt de volgende transacties in januari 2026:
Inkomsten
| Datum | Factuurnr | Omschrijving | Klant | Excl. BTW | BTW % | BTW | Incl. BTW |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 05-01-2026 | 2026-001 | Logo ontwerp | Bakkerij Jansen | 750 | 21% | 157,50 | 907,50 |
| 12-01-2026 | 2026-002 | Huisstijl | Restaurant De Gouden Leeuw | 2500 | 21% | 525 | 3025 |
| 28-01-2026 | 2026-003 | Visitekaartjes | Loodgieter Van Dam | 150 | 21% | 31,50 | 181,50 |
Uitgaven
| Datum | Factuurnr | Omschrijving | Leverancier | Excl. BTW | BTW % | BTW | Incl. BTW | Categorie |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02-01-2026 | – | Adobe Creative Cloud | Adobe | 54,54 | 21% | 11,45 | 65,99 | Software |
| 10-01-2026 | INK-4521 | Inktcartridges | Bol.com | 41,32 | 21% | 8,68 | 50 | Kantoorkosten |
| 15-01-2026 | – | Telefoonabonnement | KPN | 24,79 | 21% | 5,21 | 30 | Telefoon |
| 20-01-2026 | BNZ-001 | Zakelijke lunch klant | Restaurant | 45 | 9% | 4,05 | 49,05 | Representatie |
Berekening januari
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Totaal inkomsten excl. BTW | 3.400 |
| Totaal uitgaven excl. BTW | 165,65 |
| Brutowinst | 3.234,35 |
| BTW ontvangen | 714 |
| BTW betaald | 29,39 |
| BTW afdracht | 684,61 |
Tips voor een overzichtelijke administratie
1. Werk wekelijks je boekhouding bij
Reserveer elke week een vast moment om bonnetjes en facturen te verwerken. Zo voorkom je een grote stapel aan het einde van het kwartaal.
2. Gebruik consistent dezelfde categorieeen
Maak een vaste lijst en gebruik gegevensvalidatie. Dit voorkomt typefouten en maakt rapportages betrouwbaar.
3. Bewaar digitale kopieeen van bonnetjes
Maak foto’s van papieren bonnetjes en sla deze op in een map met dezelfde structuur als je Excel-bestand. De Belastingdienst accepteert digitale kopieeen.
4. Maak regelmatig een backup
Sla je boekhoudbestand op meerdere locaties op: lokaal, in de cloud (OneDrive, Google Drive) en eventueel op een externe schijf.
5. Gebruik voorwaardelijke opmaak
Markeer automatisch uitgaven boven een bepaald bedrag of inkomsten die nog niet betaald zijn. Leer meer over voorwaardelijke opmaak.
Veelgemaakte fouten
Fout 1: BTW-percentages door elkaar halen
Probleem: Je gebruikt 21% btw voor producten die onder het 9% of 0% tarief vallen.
Oplossing: Controleer altijd het juiste btw-tarief. Voedingsmiddelen, boeken en medicijnen hebben vaak 9% btw. Bepaalde diensten (zoals onderwijs) zijn btw-vrijgesteld (0%).
Fout 2: Geen factuurnummer registreren
Probleem: Je kunt uitgaven niet meer koppelen aan de originele factuur.
Oplossing: Noteer altijd het factuurnummer en bewaar facturen in een logische mappenstructuur (bijvoorbeeld per maand of leverancier).
Fout 3: Privé-uitgaven in de zakelijke administratie
Probleem: De Belastingdienst kan je boekhouding afkeuren als zakelijk en privé door elkaar lopen.
Oplossing: Houd zakelijke en privé-uitgaven strikt gescheiden. Open eventueel een aparte zakelijke bankrekening.
Fout 4: Formules overschrijven met harde waarden
Probleem: Je typt per ongeluk een getal in een cel met een formule, waardoor automatische berekeningen niet meer werken.
Oplossing: Bescherm cellen met formules via Controleren > Blad beveiligen. Leer meer over formules beschermen.
Fout 5: Geen backup maken
Probleem: Je verliest je volledige administratie door een computercrash.
Oplossing: Sla je bestand automatisch op in OneDrive of Google Drive, en maak maandelijks een backup op een externe locatie.
FAQ
Is Excel voldoende voor mijn boekhouding als ZZP’er?
Ja, voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers is Excel prima geschikt. Zolang je alle inkomsten en uitgaven systematisch bijhoudt, facturen bewaart en btw-bedragen correct berekent, voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren?
Je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de Excel-bestanden als de onderliggende facturen en bonnetjes (digitaal of op papier).
Kan ik mijn Excel-boekhouding delen met mijn accountant?
Ja, exporteer je Excel-bestand of deel het via OneDrive of Google Drive. Veel accountants accepteren Excel-bestanden, zeker als de indeling overzichtelijk is met aparte tabbladen voor inkomsten, uitgaven en overzichten.
Hoe maak ik een btw-aangifte op basis van mijn Excel-administratie?
Tel de btw-bedragen op van alle inkomsten en trek daar de btw-bedragen van je zakelijke uitgaven vanaf. Het verschil is het bedrag dat je moet afdragen (positief) of terugkrijgt (negatief). Gebruik SOM.ALS om per btw-tarief te totaliseren.
Welke kolommen zijn verplicht voor een geldige administratie?
Minimaal: datum, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-percentage, btw-bedrag en totaalbedrag. Voor uitgaven is ook een categorie handig. Factuurnummers zijn essentieel voor de koppeling met originele documenten.
Hoe ga ik om met contante betalingen?
Voer contante inkomsten en uitgaven handmatig in met de datum en omschrijving van het bonnetje. Bewaar het originele bonnetje of maak een foto. Zorg dat de btw duidelijk vermeld staat.
Kan ik meerdere jaren in een bestand bijhouden?
Ja, maar het is overzichtelijker om per boekjaar een apart bestand te maken. Je kunt wel een samenvattingsbestand maken dat totalen uit meerdere jaarbestanden combineert.
Hoe voorkom ik fouten bij het invoeren van bedragen?
Gebruik gegevensvalidatie om alleen getallen toe te staan in bedragkolommen. Maak daarnaast een controletotaal dat automatisch de som verifieert. Controleer maandelijks of je banksaldo overeenkomt met je administratie.
Loop je vast? Wil je dit professioneel laten maken?. Ik kijk graag met je mee via WhatsApp of telefoon.
Hulp nodig bij je Excel-boekhouding?
Kom je er niet uit met je boekhoudsjabloon of wil je een op maat gemaakt Excel-systeem voor jouw bedrijf? Ik help je graag verder met het opzetten van een professionele administratie.
Neem contact op:
– WhatsApp: Stuur een bericht
– E-mail: w.bouwmeester@bouwmeesterconsultancy.nl
– Telefoon: +31 6 28963636
Of bekijk mijn andere Excel-tutorials:
– Excel tabellen maken en gebruiken
– SOM.ALS: voorwaardelijk optellen
– Financiele functies in Excel
– Gegevensvalidatie voor foutloze invoer
